Ben ik als ondernemer verplicht om te factureren?

‍
De financiële administratie kan een ingewikkeld deel van het ondernemerschap zijn, zoals blijkt uit de vele vragen die we bij Qeld van ondernemers krijgen. We willen daarom de kans grijpen om één van die veelgestelde vragen uit te lichten in dit Qeld-blog: ‘Ben ik als ondernemer verplicht om zakelijk te factureren?’

Het antwoord: soms wel, soms niet.

Hieronder vind je onze toelichting: 

‍

Wel verplicht te factureren

Als je diensten of producten verkoopt aan andere ondernemers

Je bent als ondernemer verplicht om een factuur op te maken voor alle goederen en diensten die je levert aan andere ondernemers. Bijvoorbeeld een glasblazer die 200 wijnglazen verkoopt aan een restaurant, een aannemer die een winkelpand verbouwt of een glazenwasser die een kantoorpand reinigt: dit zijn diensten of goederen die je als ondernemer levert aan een andere ondernemer. 

Als je diensten of producten verkoopt aan klanten in andere EU-landen

Verkoop je goederen aan klanten in andere EU-landen? Dan ben je bijna altijd verplicht te factureren, ongeacht of het om verkoop aan particulieren of zakelijke klanten gaat. Dit wordt intracommunautaire levering genoemd: oftewel, levering aan klanten in andere EU-landen. Er zijn een paar uitzonderingen op de regel, maar doorgaans is een factuur verplicht. Wees hier dus alert op indien je zaken doet met andere landen, gezien de regel ‘particulieren niet zakelijk factureren’ hier niet opgaat. Meer info over zakendoen met buitenlandse klanten en facturatie vind je op de website van de Belastingdienst. 

Als je diensten of producten verkoopt aan rechtspersonen

Let op: je dient ook een zakelijke factuur op te stellen als je diensten of producten verkoopt aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn. Voorbeelden hiervan zijn Naamloze vennootschappen (NV’s), een vereniging of een stichting. Bijvoorbeeld: een aannemer die een verbouwing van de kantine uitvoert voor een voetbalvereniging. Twijfel je of iemand een rechtspersoon is en je dus moet factureren? Check dan goed de regels van de Belastingdienst om te controleren of je moet factureren. 

‍

Welke ondernemers hoeven niet aan alle factuureisen te voldoen?

Sommige ondernemers hoeven niet aan alle factuureisen van de belastingdienst te voldoen: er zijn uitzonderingen waar ondernemers een versimpelde versie van een factuur kunnen gebruiken, zoals taxivervoer en horeca. Een kassabon of vervoersbewijs met vermelding van je bedrijfsnaam en adresgegevens is doorgaans een geaccepteerd alternatief op een zakelijke factuur. Zo hoeft een restaurant bijvoorbeeld niet een zakelijke factuur uit te schrijven aan een groep eters op bedrijfsuitje. 

‍

Niet verplicht te factureren

Als je diensten of producten verkoopt aan particulieren

Lever je diensten of verkoop je goederen aan particulieren? Dan ben je, in de meeste gevallen, niet verplicht om hiervoor een factuur op te maken. Bijvoorbeeld een schoonmaakbedrijf dat alleen bij particulieren thuis komt, een aannemer die alleen woonhuizen verbouwt of een cateringbedrijf dat alleen particuliere opdrachten aanneemt: voor dit soort klussen hoef je doorgaans geen tijd te steken in facturatie. Een normale invoice of rekening voor de klant is voldoende! 

Let op: er zijn een aantal uitzonderingen op deze regel! In deze gevallen moet je wel factureren, zelfs bij verkoop aan particulieren:

• Je hebt een groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of (onderdelen van) tandtechnische werken en ten minste 80% van je afnemers is ondernemer. 
• Je levert een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een ander EU-land. 
• Je levering is een afstandsverkoop. 
  

Als je ondernemer bent die meedoet met de KOR

Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan lever je goederen of diensten die vrijgesteld zijn van btw. Daarom ben je niet verplicht om een factuur uit te reiken. Wil je toch zakelijk factureren? Dan kun je op de factuur vermelden dat je een btw-vrijstelling hebt en daarom geen btw rekent. 

Als je goederen of diensten levert die zijn vrijgesteld 

Lever je diensten of goederen die vrijstelling van btw hebben? Dan bent je niet verplicht om facturen uit te schrijven. Kies je er toch voor om facturen te gebruiken, let dan op dat je geen btw in rekening brengt (je kunt vrijstelling van btw op de factuur vermelden). Goederen of diensten die zijn vrijgesteld variëren van medische handelingen en gezondheidskunde tot roerende goederen voor het bedrijfsleven (machines, computers, etc.). Heb je meer informatie nodig over vrijgestelde goederen en diensten? Klik hier voor een handig overzicht van de overheid. 

Als je hebt afgesproken dat de afnemer de factuur maakt

Heb je met de afnemer afgesproken dat hij/zij de factuur maakt? Dan ben je niet verplicht zelf te factureren. Let op: de voorwaarde is dat deze afspraak vooraf wordt gemaakt en dat er duidelijk “Factuur uitgereikt door afnemer” op de desbetreffende factuur staat. Je bent tevens zelf verantwoordelijk om de factuur te controleren, want je blijft als leverancier verantwoordelijk voor de juistheid. Maakt jouw afnemer fouten op de factuur, dan houdt de Belastingdienst jou aansprakelijk. Zorg dus dat je altijd goed oplet indien je voor de optie kiest om je afnemer een facturatie te laten doen.

‍

Bewaar je facturen!

Alle facturen die je verstuurt of ontvangt, moet je bewaren voor de administratie. Dat is verplicht, zodat de Belastingdienst je administratie kan controleren. Je dient de facturen te bewaren in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Dit betekent dat je digitale facturen dus niet hoeft te printen, maar deze digitaal kunt opslaan (vergeet geen back-up te maken).

Je moet van de Belastingdienst je facturen 7 jaar jaar bewaren (facturen voor onroerende zaken 10 jaar), dus zorg dat je administratie goed op orde is!